Kosten-Nutzen-Analyse für den Umstieg auf elektronischen Rechnungseingang bei einem mittelständischen Zulieferbetrieb

Projektarbeit aus dem Jahr 2016 im Fachbereich BWL - Rechnungswesen, Bilanzierung, Steuern, Note: 1, , Sprache: Deutsch, Abstract: Ziel dieser Arbeit ist es, festzustellen ob es für eine mittelständische GmbH sinnvoll ist, den Rechnungseingang mittels E-Invoicing zu automatisieren. Untersucht wird dies am Beispiel eines Service Anbieters. Als Alternative wird eine Erhöhung der Personalstärke im Bereich der Rechnungsbearbeitung in Betracht gezogen. Mit Hilfe einer Kosten-Nutzen-Analyse soll die wirtschaftlichere Maßnahme herausgearbeitet werden. Was vor wenigen Jahren noch eher ein Thema für Großunternehmen war, entdecken nun zunehmend auch die Inhaber kleiner und mittlerer Firmen. Im Zeitalter der Digitalisierung übermitteln immer mehr Firmen ihre Rechnungen digital. Die E-Rechnung befindet sich also auf dem Vormarsch, wie die Studie des Statistischen Bundesamtes in Wiesbaden zum Einsatz von IT in den deutschen Unternehmen zeigt. Durch das Steuervereinfachungsgesetz aus dem Jahr 2011 wurde der Umgang mit elektronischen Rechnungen wesentlich vereinfacht und somit mit einer klassischen Papierrechnung gleichgesetzt. Die bisher sehr hohen Anforderungen an eine elektronische Übermittlung entfallen damit. Dennoch stellt sich für jedes Unternehmen individuell die Frage, ob sich ein solcher Umstieg lohnt. Im Rahmen einer Kosten-Nutzen-Analyse unter Einbeziehung maßgeblicher Faktoren soll dies nun für die Firma XY GmbH ermittelt werden. Seit 1961 als Zulieferer der Automobilindustrie tätig, beschäftigt es heute rund 500 Mitarbeiter. Um weiter wettbewerbsfähig zu bleiben, entschied sich das Unternehmen im letzten Jahr für eine Erweiterung des Produktionsbereichs und verfügt seitdem über ein größeres Produktportfolio. Die Anzahl der Lieferanten, sowie die Menge der Materialeinkäufe sind daraufhin deutlich angestiegen und verursachen nun erhebliche Probleme und Verzögerungen bei der Bearbeitung der Eingangsrechnungen. Das derzeit bestehende manuelle Abwicklungsverfahren für Eingangsrechnungen ist zu zeitintensiv, was oft zu Mahnungen seitens der Lieferanten führt. Ebenso kommt es aufgrund des enorm gestiegenen Zeitdrucks immer häufiger zu Fehlern in der Bearbeitung der Rechnungseingänge.